rahayu-wulandari.blog: November 2013

A. Pengorganisasian Struktur Manajemen

1. Pengertian Dari Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Aspek utama proses penyusunan organisasi adalah patementalisasi dan pembagian kerja. Pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :

a. Cara menajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

b. Bagian organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

c. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.

d. Cara dalam para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya.

2. Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen. Meliputi : a. struktur formal b. struktur informal

a. Struktur formal

Suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

b. Struktur informal

Kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

c. Sertakan/ cantumkan contoh struktur organisasi dari suatu perusahaan

3. Manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

a. Struktur Fungsional

♪ Mempergunakan sumber daya khusus secara efisien

♪ Supervisi dapat dilakukan lebih mudah

♪ Mengembangkan keahlian fungsional

♪ Mudah memobilisasi ketrampilan khusus

♪ Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis

♪ Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah

b. Struktur Divisional

J Pekerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan

J Keputusan lebih cepat

J Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja

J Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan

J Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategis

J Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan

J Spesialisasi fungsional masih terpelihara pada masing-masaing divisi

4. Kerugian struktur fungsional dan struktur divisional

a. Struktur Fungsional

¡ Keputusan lambat

¡ Sulit untuk menentukan mana yang harus bertanggungjawab

¡ Sulit untuk menilai prestasi kerja

¡ Mendorong spesialisasi yang sempit

¡ Mengandung potensi yang kuat untuk terjadinya konflik antar fungsi

b. Struktur Divisional

ö Menggunakan sumber daya kurang efisien

ö Supervisi lebih sulit dilakukan

ö Mengutamakan tujuan divisi dari pada tujuan keseluruhan

ö Memicu persaingan yang tidak sehat untuk memperebutkan sumber daya perusahaan

ö Ada potensi kebijakan yang tidak konsisten antara divisi

ö Peningkatan biaya karena duplikasi fungsi

ö Sulit untuk memelihara citra perusahaan secara keseluruhan

B. Actuating dalam Manajemen

1. Pengertian Actuating Manajemen

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

a. Merasa yakin akan mampu mengerjakan

b. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya

c. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak

d. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan

e. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis

2. Jelaskan pentingnya Actuating Manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3. Prinsip Actuating dalam Manajemen

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

– Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

– Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

– Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

– Menghargai hasil yang baik dan sempurna

– Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

– Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

– Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

4. Jelaskan pentingnya mencapai Actuating Managerial yang efektif

Ada beberapa petunjuk untuk mencapai motivasi yang efisien, dalam bidang management, diantaranya:

Ü Usaha agar orang-orang merasa dirinya penting